Os fluxos de trabalho jurídicos envolvem muita papelada, e paralegais e advogados geralmente acham difícil manter todos os arquivos organizados. Da correspondência à descoberta, os documentos legais são a base de qualquer escritório de advocacia. Esses documentos geralmente são sensíveis e exigem manuseio e gerenciamento adequados.

Os escritórios de advocacia podem fazer uma enorme diferença em seu sucesso simplesmente mantendo esses documentos organizados e acessíveis. Um bom sistema de arquivamento ferramentas para gestão de estoque de escritórios de advocacia torna os mais produtivos, eficientes e eficazes. Mas como você cria um sistema de arquivamento de escritório de advocacia.

Neste post, abordaremos algumas ideias de sistema de arquivamento jurídico que ajudarão você a organizar seus arquivos jurídicos com sucesso. Responderemos a algumas perguntas importantes, como por que você precisa de um sistema estruturado, o que torna um sistema de arquivamento de escritório de advocacia eficaz e como um sistema de arquivamento legal sem papel pode ajudar sua empresa a subir de nível. Junte-se a nós para descobrir os detalhes do gerenciamento de arquivos necessários para que os escritórios de advocacia permaneçam organizados e continuem em seu caminho para o sucesso.

Organizar e classificar

O começo muito básico seria organizar seus arquivos existentes. É praticamente impossível se organizar quando você está cercado por desordem. Portanto, livre-se da desordem primeiro. Faça um inventário aproximado e classifique todos os seus arquivos. Isso torna mais fácil desenvolver seu sistema de arquivamento legal desde o início.

Você pode eliminar as cópias duplicadas e manter apenas as originais. Organize uma seção de cada vez. Trabalhe em cada área para se livrar de tudo o que você não precisa. Você pode fazer isso dividindo-os em várias categorias de acordo com a correspondência, moções, petições ou até mesmo nomes de clientes.

Limpar e descartar documentos desnecessários

Nem todos os arquivos em um escritório de advocacia precisam ser mantidos até o fim do tempo. Um dos principais problemas que muitas vezes impedem os escritórios de advocacia de manterem-se organizados com seus arquivos é que eles não conseguem descartar os desnecessários. Ocupa um valioso espaço de armazenamento. Ao descartar os arquivos desnecessários, sua empresa pode liberar espaço para organizar.

Você também pode estruturar políticas de retenção de arquivos centralizadas para sua empresa. Descreva as regras e políticas para o que precisa ser mantido e por quanto tempo. Além disso, mencione como descartar esses arquivos. Geralmente, a maioria dos escritórios de advocacia tem uma política de retenção de arquivos que determina todos os procedimentos, desde como os arquivos são armazenados até como são descartados corretamente.

Ter essa política em vigor pode ajudá-lo a praticar o gerenciamento de arquivos eficaz e evitar excesso de confusão. Certifique-se de que as limas aprovadas para descarte foram limpas de todas as pontas soltas. Certifique-se de que todos os saldos sejam pagos e o conteúdo seja distribuído às partes envolvidas, se necessário. Por fim, certifique-se de que foi inserido no sistema como “fechado”.

organize seu sistema de arquivamento existente

Depois de limpar seus arquivos e documentos legais, você deve organizar os itens restantes. Em primeiro lugar, crie procedimentos operacionais padrão para todo o escritório. Tenha um conjunto padrão de regras que todos devem seguir ao gerenciar os documentos. Isso cria consistência e clareza em todo o escritório de advocacia.

Este procedimento operacional padrão será adaptado ao seu escritório de advocacia e o ajudará a gerenciar ainda mais seus documentos. Você deve padronizar políticas de pelo menos as seguintes tarefas:

  • Abrindo novos arquivos de cliente
  • Aceitação de cobrança e pagamento
  • Encomenda de material de escritório
  • Fechar, arquivar e destruir arquivos de clientes
  • Agendamento de consultas ao cliente
  • Preparando documentos de teste
  • Sistema de arquivamento diário

Os sistemas de documentação e arquivamento são a espinha dorsal do seu plano de negócios e organizacional. Para operar com eficiência, você deve organizar seus arquivos em papel, bem como arquivos de computador. Desenvolva um sistema que se aplique a todos os arquivos para garantir a continuidade em toda a empresa. Isso ajuda todos a saber onde procurar um documento específico em um arquivo.